EDUCARE.CO.ID – Dokumen keluarga seperti kartu keluarga, akta, sertifikat, dan buku nikah memiliki peran penting dalam berbagai urusan administrasi. Namun, berkas yang menumpuk tanpa susunan jelas dapat menyulitkan pemiliknya saat membutuhkan dokumen tersebut. Risiko kehilangan atau kerusakan juga meningkat ketika bencana melanda rumah.
Untuk membantu warga menghadapi persoalan tersebut, Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR) mengadakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Balai RW IX, Kelurahan Tambaksari, Kecamatan Tambaksari, Surabaya, Jumat (9/10/2026).
Melalui kegiatan bertajuk Penguatan Ketahanan Keluarga melalui Keselamatan Rumah Tangga dan Arsip Digital Keluarga, tim pengabdian mengajak warga menata dokumen, membuat salinan digital, dan meningkatkan kesiapsiagaan menghadapi bencana.
Sebanyak 50 peserta mengikuti kegiatan yang berlangsung pukul 13.00–14.30 WIB. Selain itu, panitia juga mengundang 20 tamu untuk mendukung pelaksanaan kegiatan edukasi tersebut.
Warga Praktik Menata Dokumen Penting Keluarga
Afifatul Faizah, S.S.T.Ars. dari Asosiasi Arsip Indonesia (AAI), membuka sesi edukasi dengan membahas cara mengelola arsip keluarga. Ia mengajak peserta membangun kebiasaan menyimpan dokumen secara teratur agar mereka dapat menemukan berkas dengan cepat saat membutuhkannya.
Dalam materi Mengelola Arsip Keluarga: Menata, Menyimpan, dan Menjaga Dokumen Penting agar Aman dan Mudah Ditemukan, Afifatul memperkenalkan teknik pengelompokan dokumen berdasarkan jenis dan kegunaannya.
Peserta kemudian mempraktikkan teknik tersebut menggunakan map clear holder. Mereka memisahkan contoh dokumen seperti akta, sertifikat, buku nikah, kartu keluarga, KTP, kartu pelajar, tagihan listrik, hingga dokumen Pajak Bumi dan Bangunan (PBB).
Melalui latihan sederhana ini, warga belajar membuat sistem penyimpanan yang lebih teratur. Mereka juga dapat mengurangi risiko dokumen tercecer karena setiap berkas memiliki kelompok penyimpanan yang jelas.
Kebiasaan tersebut membantu keluarga menghemat waktu ketika mengurus administrasi sekolah, pekerjaan, kepemilikan aset, maupun kebutuhan layanan publik lainnya.
Berdasarkan Sumber Rilis, UNAIR Dorong Keluarga Memanfaatkan Arsip Digital
Berdasarkan sumber rilis kegiatan pengabdian kepada masyarakat Fakultas Vokasi Universitas Airlangga, program ini tidak hanya membahas penataan arsip fisik, tetapi juga mengenalkan teknologi penyimpanan digital sebagai langkah untuk menjaga dokumen penting keluarga.
Nasa Zata Dina, S.Kom., M.Kom., M.Sc., Ph.D., menyampaikan materi mengenai pemanfaatan cloud storage untuk membantu keluarga menyimpan salinan dokumen secara digital.
Dalam sesi tersebut, Nasa memperkenalkan Google Drive sebagai salah satu pilihan penyimpanan berkas. Layanan ini memungkinkan pengguna mengunggah dokumen, mengelompokkannya ke dalam folder, dan mencari kembali file sesuai kebutuhan.
Dengan menyimpan salinan digital, keluarga memiliki alternatif ketika dokumen asli hilang atau mengalami kerusakan. Selain itu, sistem folder yang rapi membantu pengguna menemukan berkas tanpa harus memeriksa tumpukan dokumen fisik satu per satu.
Meski menawarkan kemudahan, penyimpanan digital tetap membutuhkan perhatian terhadap keamanan data. Karena itu, warga perlu menjaga kerahasiaan kata sandi, membatasi akses dokumen sensitif, dan memastikan akun mereka tetap aman.
Dosen UNAIR Bahas Mitigasi dan Kesiapsiagaan Bencana
Selain pengelolaan arsip, tim pengabdian mengangkat persoalan keselamatan rumah tangga melalui sesi mitigasi bencana. Tofan Agung Eka Prasetya, S.Kep., M.KKK., Ph.D., menyampaikan materi bertajuk Siap Menghadapi Bencana: Mitigasi dan Kesiapsiagaan Keluarga.
Dalam sesi ini, Tofan mengajak warga memahami pentingnya persiapan sebelum bencana terjadi. Keluarga perlu mengenali potensi bahaya di lingkungan sekitar, memahami langkah perlindungan diri, dan menyusun rencana menghadapi keadaan darurat.
Persiapan tersebut membantu anggota keluarga menentukan tindakan ketika situasi berbahaya muncul. Selain itu, pemahaman tentang keselamatan dapat membantu keluarga mengurangi kepanikan dan mengambil keputusan dengan lebih terarah.
Kesiapsiagaan bencana juga berkaitan dengan perlindungan dokumen. Keluarga dapat menyimpan salinan digital dokumen penting sebagai cadangan, sehingga mereka tetap memiliki akses terhadap informasi tertentu ketika berkas fisik rusak atau hilang. Namun, salinan digital tetap memerlukan perlindungan akun dan akses internet atau perangkat yang sesuai.
Antusiasme Warga Warnai Kegiatan Pengabdian
Selama kegiatan berlangsung, peserta mengikuti penjelasan dan praktik dari para pemateri. Afifatul Faizah mengapresiasi partisipasi warga RW IX yang aktif berdiskusi selama sesi edukasi.
“Senang sekali melihat antusiasme warga RW IX yang mengikuti kegiatan ini. Warga juga aktif sehingga suasana acara menjadi lebih hidup. Harapannya, Bapak dan Ibu, baik di RW IX maupun di mana pun berada, terus semangat belajar, khususnya mengenai arsip keluarga dan cara penyimpanannya agar dokumen mudah ditemukan kembali,” ungkap Afifatul.
Antusiasme tersebut menunjukkan pentingnya edukasi yang dekat dengan kebutuhan sehari-hari. Dengan contoh dokumen yang mereka kenal, warga dapat memahami cara menata arsip dan menerapkannya secara bertahap di rumah.
Lebih jauh, perpaduan materi arsip fisik, penyimpanan digital, dan mitigasi bencana mengajak keluarga melihat kesiapan rumah tangga secara menyeluruh. Mereka tidak hanya perlu menjaga dokumen tetap rapi, tetapi juga memikirkan cara melindungi informasi penting ketika menghadapi keadaan darurat.
Program Kemitraan Masyarakat Dukung Edukasi Warga
Fakultas Vokasi UNAIR melaksanakan kegiatan ini melalui Program Kemitraan Masyarakat dengan pendanaan dari Universitas Airlangga. Program tersebut mengacu pada Kontrak Nomor 9517/B/DST/UN.3FV/PM.01.01/2026.
Melalui kegiatan ini, tim pengabdian mendorong warga Tambaksari membangun kebiasaan sederhana yang bermanfaat bagi ketahanan keluarga. Warga dapat memulai dengan mengelompokkan dokumen fisik, membuat salinan digital untuk berkas penting, serta membicarakan rencana keselamatan bersama anggota keluarga.
Dengan langkah tersebut, keluarga dapat meningkatkan keteraturan administrasi sekaligus memperkuat kesiapan menghadapi risiko di lingkungan tempat tinggal. Edukasi seperti ini juga membuka kesempatan bagi perguruan tinggi untuk berbagi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhan masyarakat.