EDUCARE.CO.ID – Universitas Airlangga (UNAIR) mengembangkan ARSiB-Ready (Arsip Siaga Bencana–Ready Kit) untuk membantu keluarga menjaga dokumen penting ketika bencana melanda. Tim UNAIR menjalankan program ini bersama Karang Taruna Sinomanunggal di Desa Munjungan, Kecamatan Munjungan, Kabupaten Trenggalek, Jawa Timur, melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Program ini berangkat dari tingginya kebutuhan kesiapsiagaan masyarakat di wilayah pesisir selatan. Warga menghadapi berbagai ancaman, mulai dari banjir dan tanah longsor hingga dinamika gelombang laut. Selain mengancam keselamatan dan tempat tinggal, bencana juga berisiko merusak dokumen penting yang keluarga perlukan untuk mengakses layanan publik selama masa pemulihan.
Karena itu, UNAIR mendorong masyarakat menyiapkan perlindungan arsip sebelum bencana terjadi. Melalui ARSiB-Ready, keluarga dapat menyimpan salinan dokumen sebagai cadangan apabila bencana merusak atau menghilangkan dokumen asli.
Berdasarkan sumber rilis Fakultas Vokasi UNAIR, program bertajuk “Mitigasi Bencana dengan Digitalisasi Dokumen: Solusi Pengamanan Arsip Keluarga yang Inovatif” ini mengusung Skema Pemberdayaan Berbasis Masyarakat, khususnya Pemberdayaan Kemitraan Masyarakat. Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Direktorat Jenderal Riset dan Pengembangan, Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, turut mendukung pelaksanaannya.
Selain mengikuti pelatihan, anggota Karang Taruna juga menjalani persiapan sebagai Kader Arsip Siaga Bencana. Melalui peran tersebut, mereka diharapkan dapat mendampingi keluarga dalam menyiapkan, melindungi, dan mengelola dokumen penting sebelum maupun setelah bencana.
ARSiB-Ready Padukan Perlindungan Arsip Fisik dan Digital
ARSiB-Ready menawarkan langkah praktis untuk membantu keluarga menjaga dokumen penting. Perangkat ini mencakup wadah kedap air, daftar periksa dokumen prioritas, serta panduan pemindaian dokumen menggunakan telepon seluler.
Tim UNAIR juga menyusun panduan pengaturan folder dan penamaan berkas agar keluarga lebih mudah menemukan dokumen digital. Selain itu, perangkat ini menyediakan sistem pencadangan, kartu panduan dengan kode QR, dan pemantauan melalui Google Form.
Kombinasi tersebut membantu keluarga menyiapkan alternatif ketika bencana merusak dokumen asli. Dengan membuat salinan digital dan mengatur pencadangannya, masyarakat dapat mengurangi risiko kehilangan seluruh arsip penting sekaligus.
Untuk mendukung pengelolaan dokumen digital, tim mengembangkan eDokumen OfflineFirst MVP v1. Aplikasi ini dirancang agar keluarga dapat mengatur salinan arsip secara lebih terstruktur tanpa terlalu bergantung pada koneksi internet.
Namun, tim masih mengembangkan aplikasi tersebut dan menyiapkan tahap uji coba. Oleh sebab itu, pengujian lebih lanjut tetap diperlukan untuk menilai kinerja dan kemudahan penggunaannya dalam kehidupan sehari-hari.
Tim UNAIR juga menyiapkan standar operasional prosedur (SOP) penyelamatan dokumen keluarga. Program ini mencakup mekanisme komunikasi darurat melalui WhatsApp dan sistem pemantauan untuk membantu keluarga menerapkan langkah pengamanan arsip secara konsisten.
Berdasarkan sumber rilis Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR), ARSiB-Ready mengintegrasikan perlindungan arsip fisik, digitalisasi dokumen, dan edukasi kesiapsiagaan bencana. Pendekatan tersebut mendorong keluarga untuk mulai mengamankan dokumen penting sebelum bencana datang.
Nilai Evaluasi 29 Kader Meningkat 30 Poin
UNAIR tidak hanya memperkenalkan perangkat pengamanan arsip, tetapi juga membekali peserta dengan keterampilan praktis. Pelatihan mencakup identifikasi dokumen prioritas, perlindungan arsip fisik, digitalisasi, pencadangan, serta keamanan dan privasi data.
Peserta juga mempelajari cara menyelamatkan dan memulihkan arsip setelah bencana. Dengan bekal tersebut, para kader diharapkan mampu menerapkan praktik pengamanan dokumen sekaligus membagikan pengetahuan kepada masyarakat di sekitarnya.
Evaluasi terhadap 29 kader Karang Taruna menunjukkan peningkatan nilai rata-rata setelah pelatihan. Nilai pre-test peserta mencapai 56,90, sedangkan nilai post-test naik menjadi 86,90. Dengan demikian, rata-rata nilai mereka meningkat 30 poin.
Seluruh peserta meraih nilai post-test antara 80 dan 95. Program tersebut mengategorikan hasil ini sebagai capaian yang baik.
Meski begitu, angka evaluasi tersebut menggambarkan peningkatan hasil tes setelah pelatihan. Nilai itu belum secara langsung menunjukkan efektivitas ARSiB-Ready ketika masyarakat menghadapi bencana nyata.
Kesiapsiagaan Bencana Bisa Dimulai dari Rumah
Program ARSiB-Ready menegaskan bahwa kesiapsiagaan bencana tidak hanya mencakup penyelamatan jiwa dan perlindungan tempat tinggal. Keluarga juga perlu menjaga dokumen penting agar tetap dapat mengakses layanan publik dan mengurus berbagai kebutuhan selama masa pemulihan.
Untuk memulainya, masyarakat dapat menyimpan dokumen fisik dalam wadah kedap air, membuat salinan digital, dan menyiapkan pencadangan secara berkala. Keluarga juga perlu menjaga kerahasiaan informasi pribadi serta memilih tempat penyimpanan digital yang aman.
Di Desa Munjungan, Karang Taruna memegang peran penting dalam memperluas penerapan kebiasaan tersebut. Para kader diharapkan mendampingi warga sekaligus mendorong keberlanjutan program di lingkungan masing-masing.
Melalui ARSiB-Ready, UNAIR mengajak masyarakat memasukkan perlindungan arsip ke dalam rencana kesiapsiagaan bencana keluarga. Langkah sederhana yang dilakukan sejak dini dapat membantu keluarga menjaga dokumen penting ketika bencana mengganggu kehidupan sehari-hari.