EDUCARE.CO.ID – Harga murah dan portofolio menarik belum cukup untuk menentukan vendor bisnis.
Sebelum bekerja sama, perusahaan perlu memastikan identitas badan usaha, kegiatan usaha, perizinan, hingga kewenangan pihak yang menandatangani kontrak.
Langkah ini penting karena vendor akan menjadi bagian dari rantai operasional perusahaan. Bahkan, beberapa kerja sama juga melibatkan akses terhadap data, sistem, aset, atau informasi penting.
Semakin besar nilai transaksi dan semakin sensitif pekerjaan vendor, semakin penting pula proses cek legalitas vendor.
Lalu, apa saja yang perlu diperiksa?
1. Cek Identitas dan Status Badan Usaha
Langkah pertama, pastikan identitas vendor sesuai dengan dokumen resminya.
Jika vendor berbentuk Perseroan Terbatas (PT), perusahaan dapat melakukan pengecekan profil perseroan melalui layanan AHU. Ditjen AHU menyediakan layanan pencarian profil PT berdasarkan data perseroan yang tersedia pada sistemnya.
Periksa beberapa informasi penting, seperti:
- nama badan usaha;
- status badan usaha;
- susunan pengurus;
- alamat perusahaan;
- data pendirian; dan
- perubahan data perusahaan jika ada.
Jangan berhenti pada nama perusahaan.
Cocokkan juga informasi tersebut dengan dokumen yang vendor berikan kepada perusahaan Anda.
Dengan begitu, perusahaan dapat melihat apakah identitas vendor konsisten sejak awal proses kerja sama.
2. Cek NIB dan Kegiatan Usaha Vendor
Setelah identitas perusahaan jelas, lanjutkan dengan memeriksa Nomor Induk Berusaha (NIB).
Dalam sistem perizinan berbasis risiko, NIB menjadi bagian dari identitas pelaku usaha. Sementara itu, jenis perizinan berusaha mengikuti tingkat risiko kegiatan usaha. Kerangka PBBR saat ini mengacu pada PP Nomor 28 Tahun 2025, yang berlaku sejak 5 Juni 2025 dan mencabut PP Nomor 5 Tahun 2021.
OSS juga menyediakan fitur untuk mengelola kegiatan usaha, persyaratan dasar, dan perizinan sektoral.
Karena itu, jangan hanya bertanya, “Vendor punya NIB atau tidak?”
Pertanyaan yang lebih penting ialah, “Apakah kegiatan usaha vendor sesuai dengan pekerjaan yang akan kami berikan?”
3. Cek KBLI, Jangan Hanya Lihat NIB
Memiliki NIB saja belum cukup untuk menilai kesesuaian kegiatan usaha.
Perusahaan juga perlu melihat KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia) yang tercantum dalam data kegiatan usaha vendor.
KBLI membantu mengidentifikasi bidang kegiatan usaha yang dijalankan pelaku usaha.
Misalnya, perusahaan Anda membutuhkan vendor untuk menyediakan jasa tertentu. Jangan langsung menerima penawaran hanya karena vendor memiliki NIB.
Periksa apakah kegiatan yang vendor tawarkan memang sesuai dengan bidang usaha yang tercatat.
Jika terdapat perbedaan, minta penjelasan sebelum kontrak berjalan.
Langkah ini semakin penting untuk pekerjaan yang memiliki persyaratan atau perizinan sektoral tertentu.
4. Pastikan Izin Vendor Sesuai dengan Kegiatannya
Setiap kegiatan usaha memiliki karakteristik dan tingkat risiko yang berbeda.
Karena itu, kebutuhan perizinannya juga dapat berbeda.
PP Nomor 28 Tahun 2025 mengatur PBBR berdasarkan tingkat risiko kegiatan usaha. Aturan tersebut mencakup Perizinan Berusaha, PB UMKU, standar kegiatan usaha, layanan OSS, pengawasan, hingga sanksi.
Jadi, perusahaan perlu melihat lebih jauh daripada sekadar NIB.
Periksa apakah vendor memiliki perizinan atau pemenuhan standar tambahan yang memang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
Untuk sektor tertentu, perusahaan juga perlu mengecek izin atau sertifikasi khusus sesuai karakter kegiatan usahanya.
5. Cocokkan Kegiatan Vendor dengan Kontrak
Setelah memeriksa dokumen, cocokkan semuanya dengan pekerjaan dalam kontrak.
Misalnya, perusahaan menggunakan vendor untuk pekerjaan instalasi, pengelolaan data, jasa profesional, atau kegiatan lain yang memiliki persyaratan khusus.
Pastikan ruang lingkup pekerjaan tersebut masuk dalam kegiatan usaha vendor.
Jangan sampai kontrak memuat pekerjaan yang tidak sesuai dengan kegiatan usaha vendor.
Jika menemukan ketidaksesuaian, perusahaan dapat meminta vendor melakukan klarifikasi atau menyesuaikan legalitasnya terlebih dahulu.
Langkah sederhana ini dapat membantu mengurangi risiko kepatuhan di kemudian hari.
6. Cek Siapa yang Berwenang Menandatangani Kontrak
Legalitas vendor sudah terlihat sesuai. Namun, masih ada satu hal penting: siapa yang menandatangani kontrak?
Perusahaan perlu memastikan pihak tersebut memiliki kewenangan untuk mewakili vendor.
Untuk PT, UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mengatur bahwa Direksi mewakili perseroan di dalam maupun di luar pengadilan. Namun, anggaran dasar, keputusan RUPS, atau kondisi tertentu dapat memengaruhi pelaksanaan kewenangan tersebut.
Karena itu, periksa kapasitas penandatangan.
Jika pihak yang menandatangani bukan pihak yang langsung memiliki kewenangan, perusahaan perlu meminta dasar kewenangannya.
Contohnya dapat berupa surat kuasa atau dokumen lain yang relevan.
Jangan menganggap tanda tangan seseorang otomatis mengikat badan usaha.
Pastikan dasar kewenangannya jelas.
7. Cek Konsistensi Dokumen Sebelum Tanda Tangan
Setelah seluruh data terkumpul, lakukan pengecekan silang.
Bandingkan informasi pada:
- profil badan usaha;
- akta dan perubahan terakhir;
- NIB;
- KBLI;
- perizinan atau sertifikasi sektoral;
- identitas pengurus;
- surat kuasa jika ada; dan
- dokumen kontrak.
Periksa nama perusahaan, alamat, kegiatan usaha, serta identitas pihak yang menandatangani.
Jika satu dokumen menunjukkan informasi yang berbeda, jangan langsung melanjutkan kontrak.
Minta vendor memberikan penjelasan terlebih dahulu.
Jangan Hanya Terpaku pada Harga Vendor
Harga memang menjadi salah satu pertimbangan saat memilih vendor.
Namun, perusahaan juga perlu menghitung risiko di balik kerja sama tersebut.
Vendor dengan harga paling murah belum tentu memberikan biaya paling rendah bagi perusahaan.
Masalah legalitas dapat memicu pekerjaan ulang, keterlambatan, sengketa kontrak, atau gangguan operasional.
Karena itu, perusahaan perlu menilai vendor dari dua sisi.
Pertama, kemampuan vendor menjalankan pekerjaan.
Kedua, kesiapan legalitas dan kepatuhannya terhadap ketentuan yang berlaku.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan tidak hanya mencari vendor yang murah. Perusahaan juga mencari mitra yang mampu menjalankan kerja sama secara lebih aman.
Buat Checklist Legalitas Vendor Sebelum Kontrak
Agar pemeriksaan lebih praktis, perusahaan dapat menggunakan checklist sederhana.
Identitas badan usaha
- Apakah nama vendor sesuai dokumen resmi?
- Apakah status badan usahanya jelas?
- Apakah data pengurus sesuai?
Perizinan
- Apakah vendor memiliki NIB?
- Apakah KBLI sesuai dengan kegiatan?
- Apakah vendor membutuhkan izin atau standar sektoral tambahan?
Kontrak
- Siapa yang menandatangani?
- Apa kapasitas pihak tersebut?
- Apakah terdapat surat kuasa jika diperlukan?
Kesesuaian usaha
- Apakah kegiatan vendor sesuai dengan pekerjaan dalam kontrak?
- Apakah dokumen legalitas masih relevan dengan kegiatan yang dijalankan?
Jika seluruh pertanyaan tersebut sudah terjawab, perusahaan memiliki dasar pemeriksaan yang lebih kuat sebelum menjalin kerja sama.
Cek Legalitas Vendor Sebelum Risiko Muncul
Memeriksa legalitas vendor bukan berarti perusahaan harus mencurigai setiap calon mitra.
Sebaliknya, langkah tersebut menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan due diligence sebelum mengambil keputusan bisnis.
Pemeriksaan juga dapat membantu perusahaan menemukan masalah sejak awal.
Dengan begitu, perusahaan dapat meminta klarifikasi sebelum menandatangani kontrak, bukan setelah sengketa muncul.
Selain itu, tingkat pemeriksaan dapat disesuaikan dengan risiko kerja sama.
Vendor yang hanya memasok barang bernilai kecil tentu memiliki tingkat risiko berbeda dengan vendor yang mengelola data pelanggan, menjalankan pekerjaan bernilai besar, atau mengakses sistem internal perusahaan.
Karena itu, semakin besar risikonya, semakin mendalam pula pemeriksaannya.
Bingung Cek Legalitas Vendor? Colegality Siap Bantu
Memilih vendor bukan hanya soal mencari harga terbaik.
Perusahaan juga perlu memastikan siapa mitranya, apa kegiatan usahanya, izin apa yang dibutuhkan, dan siapa yang berwenang menandatangani kontrak.
Colegality.id dapat membantu perusahaan melakukan pemeriksaan awal terhadap legalitas dan data usaha calon vendor.
Tim Colegality dapat membantu meninjau profil badan usaha, NIB, KBLI, kesesuaian kegiatan usaha, hingga aspek kewenangan penandatangan sesuai kebutuhan kerja sama.